Om arkivering
Vårda ditt föreningsarkiv
Utse inte bara ordförande och sekreterare i din förening - utse
även en arkivansvarig! Därigenom får ditt föreningsarkiv en
kontinuerlig tillsyn.
Den arkivansvarige skall:
- hålla arkivet samlat
- gallra och rensa bort oviktiga handlingar
- upprätta en förteckning över arkivets innehåll
Skydda ditt arkiv från eld, fukt och otillbörlig åtkomst!
Kontakta kommunarkivet i din hemkommun angående deposition av det
äldre arkivmaterialet.
Anmäl föreningens arkivansvarige enligt nedan, så får Ni
aktuell information om nyheter, kurser och aktiviteter i Er kommun
via mail.
Några enkla råd för dig som själv vill vårda ditt
föreningsarkiv
För samman alla handlingar som ingår i föreningens arkiv
- ofta ligger föreningsarkiv spridda ute hos aktiva och före
detta förtroendemän
- se till att handlingar från olika föreningar inte
sammanblandas
Grovsortera ditt arkiv efter huvudavdelningarna i allmänna
arkivschemat
- A protokoll
- B kopior av utgående handlingar
- C diarier
- D liggare och register
- E Inkomna handlingar, korrespondens
- F ämnesordnade handlingar
- G räkenskaper
- K fotografier
- L tidningsklipp och trycksaker
Rensa och gallra bort onödiga handlingar
- övertaliga kopior, kladd- och minnesanteckningar
- inbjudningar till kurser ingen gått på
- kontoutdrag och girobesked
- rekvisitioner och fraktsedlar
- datalistor från ekonomisystem som endast är till för avstämning
och kontroll
- verifikationer efter 10 år
Upprätta en enkel förteckning över föreningens arkiv
- antingen en enkel volymförteckning om arkivet inte är alltför
stort
- om arkivet är mer omfångsrikt rekommenderas en förteckning
enligt allmänna arkivschemat
Så här upprättar du en volymförteckning
I nedanstående exempel har vi bestämt oss för att arkivera
föreningens handlingar till och med 1989.Lägg handlingarna
sorterade efter arkivschemat i arkivkartonger (nedan benämnd
volym). Plocka först bort gem och plastfickor. Håll samman
handlingar som rör samma ärende (akt) med aktomslag. Numrera
volymerna och förteckna dem enligt nedan.
Volym 1
- A Protokoll med bilagor, 1944-1985
Volym 2
- A Protokoll med bilagor, 1986-1989
- B Verksamhetsberättelser, 1945-1989
Utgående cirkulär, 1948-1989
Stadgar, utan å
Volym 3
- D Medlemsmatriklar, 1945, 1968
- E Korrespondens 1945-1989
Volym 4
- F Handlingar rörande fester, 1955-1989
Handlingar fastigheten, 1955-1989
- G Kassaböcker, 1945-1989
När du nästa gång skall arkivera och förteckna föreningens arkiv
från 1990 och framåt skall du börja med volym 5 och i denna lägga i
protokoll och andra handlingar enligt modellen ovan.
Sidan senast uppdaterad: den 2 april 2013 klockan 10:54